Décompte du temps de travail : ce que l'employeur doit enregistrer

1. Le cadre légal en France

Salariés soumis à un horaire collectif

Lorsque tous les salariés d'un atelier, d'un service ou d'une équipe travaillent selon le même horaire collectif, l'employeur affiche cet horaire, daté et signé, et le communique à l'inspection du travail (article L3171-1). C'est cet horaire qui fait foi pour le décompte. Les heures accomplies en dépassement, elles, doivent être enregistrées : sans relevé, l'employeur ne pourra pas les justifier.

Salariés aux horaires individualisés ou variables

Dès que les salariés ne travaillent pas tous selon le même horaire collectif, l'employeur établit, pour chaque salarié concerné, les documents nécessaires au décompte de la durée du travail, des repos compensateurs acquis et de leur prise effective (article L3171-2). Le CSE peut consulter ces documents. Le décompte se fait (article D3171-8) :

• quotidiennement, par enregistrement, selon tous moyens, des heures de début et de fin de chaque période de travail, ou par le relevé du nombre d'heures de travail accomplies ;
• chaque semaine, par récapitulation, selon tous moyens, du nombre d'heures de travail accomplies par chaque salarié.

C'est le cas de la plupart des petites entreprises de terrain : équipes de chantier, aides à domicile, agents de propreté, commerces avec plannings tournants, restauration.

Salariés en forfait jours

Pour les salariés en forfait annuel en jours, la durée du travail est décomptée chaque année par récapitulation du nombre de journées ou demi-journées travaillées (article D3171-10). L'employeur doit en outre suivre leur charge de travail et le respect des repos : voir notre guide du calcul des RTT et du forfait jours.

Durées de conservation pour la mise à disposition de l'inspection du travail (article D3171-16). Pour se défendre en cas de demande de rappel de salaire, prescrite par trois ans, mieux vaut conserver les relevés au moins trois ans.

2. Quels modes de décompte sont acceptés ?

Le Code du travail parle de décompte « selon tous moyens ». Sont donc admis :

• la feuille d'heures papier ou tableur, remplie et signée par le salarié, validée par le responsable ;
• la badgeuse physique (carte, code) ;
• l'application de pointage mobile, avec ou sans géolocalisation au moment du pointage ;
• la borne tablette partagée avec code personnel ou QR code ;
• le déclaratif dans un logiciel, avec validation par le manager.

Deux limites : la CNIL considère comme excessif le recours à la biométrie (empreinte digitale, reconnaissance faciale) pour le contrôle des horaires, et la géolocalisation ne peut servir au suivi du temps de travail que dans des conditions strictes (voir notre guide sur la géolocalisation des salariés). Tout dispositif de contrôle doit être porté à la connaissance des salariés avant sa mise en place et faire l'objet d'une information-consultation du CSE s'il existe.

3. L'arrêt de la CJUE du 14 mai 2019 et son statut en droit français

Dans l'affaire CCOO contre Deutsche Bank (C-55/18), la Cour de justice de l'Union européenne a jugé que, pour garantir l'effet utile de la directive sur le temps de travail (durées maximales, repos), les États membres doivent imposer aux employeurs de mettre en place un système objectif, fiable et accessible permettant de mesurer la durée du temps de travail journalier de chaque travailleur. Les États peuvent adapter les modalités selon les secteurs et la taille des entreprises.

Où en est la France ? Soyons précis :

• À notre connaissance, à la date de mise à jour de ce guide, le Code du travail n'a pas été modifié pour imposer un tel système à tous les employeurs. Les obligations restent celles des articles L3171-1 à L3171-4 et D3171-1 et suivants.
• La Cour de cassation s'appuie sur cette jurisprudence pour la preuve des heures. Depuis un arrêt du 18 mars 2020 (n° 18-10.919), le salarié n'a plus à « étayer » sa demande mais à présenter des éléments suffisamment précis, l'employeur devant y répondre avec ses propres éléments.
• Le 7 février 2024 (n° 22-15.842), elle a rappelé que la preuve reste libre : l'absence d'un système de décompte ne prive pas l'employeur de la possibilité de contester les heures par d'autres éléments. Mais une entreprise sans relevé fiable se trouve en position fragile.

D'autres pays sont allés plus loin. L'Espagne impose l'enregistrement quotidien des horaires depuis 2019. La Belgique a annoncé un enregistrement obligatoire du temps de travail à partir de 2027 : c'est l'origine des recherches sur un « pointage obligatoire en 2027 », qui ne concerne pas la France à ce jour.

4. Contrôles, sanctions et litiges

L'inspection du travail peut demander à tout moment les documents de décompte. Le non-respect des règles de décompte et d'affichage est sanctionné par une amende contraventionnelle. Les risques les plus lourds viennent toutefois des litiges :

• rappels d'heures supplémentaires sur trois ans, avec les majorations et les congés payés afférents ;
• contrepartie obligatoire en repos non accordée au-delà du contingent ;
• travail dissimulé, si l'employeur a mentionné intentionnellement sur le bulletin de paie un nombre d'heures inférieur à celui réellement accompli, avec une indemnité forfaitaire de six mois de salaire en cas de rupture du contrat.

5. Mettre en place un décompte fiable dans une PME

1. Choisir un mode adapté au terrain : application mobile pour les équipes itinérantes, borne pour un atelier, déclaratif validé pour les bureaux.
2. Informer les salariés et consulter le CSE s'il existe, avant la mise en service.
3. Permettre au salarié de consulter ses relevés et de signaler une erreur.
4. Faire valider chaque semaine par le responsable, pour corriger les oublis à chaud.
5. Calculer automatiquement les heures supplémentaires et les repos, puis conserver l'historique.

Pour vérifier un calcul ponctuel, notre simulateur d'heures supplémentaires applique les seuils légaux ou ceux de votre convention.

Questions fréquentes