Conditions générales de vente et d'utilisation

1. Objet et parties

Les présentes conditions générales (les « Conditions ») régissent l'accès et l'utilisation du logiciel en ligne Quorum (le « Service »), édité par Groupe Jey's SAS, 58 rue de Monceau, 75008 Paris (le « Prestataire »), par toute entreprise ou professionnel souscrivant au Service (le « Client ») et par les utilisateurs désignés par le Client (salariés, managers, RH, administrateurs, prestataires comptables) (les « Utilisateurs »).

Le Service est réservé aux professionnels. La création d'un compte vaut acceptation des Conditions.

2. Description du Service

Quorum est un logiciel de gestion du personnel accessible en ligne (mode SaaS) et sous forme d'application web installable (PWA). Selon la formule souscrite, il comprend notamment : le suivi des présences et du temps de travail, la gestion des absences et congés, la mise à disposition des bulletins de paie, le calcul des primes et commissions, la connexion au logiciel Batorix, la clôture mensuelle et l'export des variables de paie. Le contenu de chaque formule est décrit sur la page Tarifs.

Le Prestataire peut faire évoluer le Service, notamment pour l'améliorer ou l'adapter à la réglementation, sans en réduire substantiellement les fonctionnalités essentielles de la formule souscrite.

3. Essai gratuit

Tout nouveau Client bénéficie d'un essai gratuit de 90 jours, sans communication de moyen de paiement, donnant accès à l'ensemble des fonctionnalités. À l'issue de l'essai, le Client choisit une formule et un moyen de paiement pour poursuivre. À défaut, le compte est suspendu ; les données sont conservées 30 jours puis supprimées, sauf demande d'export préalable.

4. Abonnement, prix et facturation

• Le prix est fixé par salarié actif et par mois, selon la formule choisie, tel qu'affiché sur la page Tarifs au jour de la souscription. Les prix sont exprimés hors taxes ; la TVA en vigueur s'y ajoute.
• Un minimum de 5 salariés est facturé par mois.
• Est considéré comme actif tout salarié présent dans le Service au cours du mois de facturation.
• Abonnement mensuel : sans engagement de durée, payable d'avance chaque mois, reconduit tacitement de mois en mois.
• Abonnement annuel : engagement de 12 mois, payable d'avance, avec une remise de 15 % sur le prix mensuel, reconduit tacitement par périodes de 12 mois. Les salariés ajoutés en cours de période sont facturés au prorata.
• Le paiement s'effectue par carte bancaire ou prélèvement SEPA, via le prestataire de paiement Stripe. Les factures sont mises à disposition dans l'espace du Client.
• En cas de défaut de paiement, après relance restée sans effet pendant 15 jours, le Prestataire peut suspendre l'accès au Service. Des pénalités de retard au taux de trois fois le taux d'intérêt légal et l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (art. L441-10 du Code de commerce) sont exigibles.
• Le Prestataire peut modifier ses prix moyennant une information du Client au moins 30 jours avant leur application. Le Client en désaccord peut résilier avant l'entrée en vigueur du nouveau prix.

5. Durée et résiliation

• Le Client peut résilier à tout moment depuis son espace ou par email à [email protected]. En formule mensuelle, la résiliation prend effet à la fin du mois en cours. En formule annuelle, elle prend effet au terme de la période d'engagement en cours.
• Les sommes versées ne sont pas remboursées, sauf manquement du Prestataire.
• Chaque partie peut résilier de plein droit en cas de manquement grave de l'autre partie non corrigé dans les 30 jours d'une mise en demeure.
• Après la résiliation, le Client dispose de 30 jours pour exporter ses données (notamment les bulletins de paie et les récapitulatifs). Passé ce délai, les données sont supprimées, sous réserve des obligations légales de conservation du Prestataire (données de facturation).

6. Compte et accès

Le Client désigne un ou plusieurs administrateurs, qui créent les comptes des Utilisateurs et leur attribuent un rôle. Les identifiants sont personnels et confidentiels. Le Client est responsable de l'usage du Service par ses Utilisateurs et veille à ce qu'ils respectent les Conditions.

7. Obligations du Client

• Fournir des informations exactes et les tenir à jour (salariés, horaires, règles de calcul).
• Informer ses salariés, préalablement à la mise en place, des traitements réalisés via le Service (pointage, géolocalisation au moment du pointage, dématérialisation des bulletins de paie et droit d'opposition), et consulter le cas échéant les représentants du personnel.
• Utiliser le Service conformément à la loi, notamment au Code du travail et à la réglementation sur la protection des données.
• Ne pas tenter de porter atteinte à la sécurité ou au fonctionnement du Service.

8. Calculs fournis à titre d'aide — responsabilité de l'employeur

Le Service n'est pas un logiciel de paie et ne produit pas de bulletins de paie.

9. Disponibilité, maintenance et sauvegardes

Le Prestataire met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer l'accès au Service 24 h/24, 7 j/7, dans le cadre d'une obligation de moyens. Des interruptions peuvent intervenir pour maintenance, si possible en dehors des heures ouvrées et après information. Les données sont hébergées en Europe, chiffrées en transit et sauvegardées quotidiennement.

10. Responsabilité

La responsabilité du Prestataire ne peut être engagée qu'en cas de faute prouvée et est limitée aux dommages directs. Elle est plafonnée, toutes causes confondues, au montant payé par le Client au titre des douze mois précédant le fait générateur. Le Prestataire n'est pas responsable des dommages indirects (perte de chiffre d'affaires, de clientèle, contentieux prud'homal ou redressement résultant de paramètres ou de décisions du Client), ni des interruptions dues à un cas de force majeure, au réseau internet ou aux équipements du Client.

11. Données personnelles — sous-traitance (art. 28 RGPD)

Pour les données relatives à ses salariés traitées dans le Service, le Client agit en qualité de responsable de traitement et le Prestataire en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. À ce titre, le Prestataire s'engage à :

• ne traiter les données que sur instruction documentée du Client, pour la seule fourniture du Service ;
• garantir la confidentialité des données et veiller à ce que les personnes autorisées à les traiter soient soumises à une obligation de confidentialité ;
• mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (chiffrement en transit, contrôle des accès par rôle, sauvegardes quotidiennes, journalisation) ;
• ne recourir à des sous-traitants ultérieurs qu'en informant le Client, qui peut s'y opposer ; les sous-traitants actuels sont listés dans la politique de confidentialité ;
• aider le Client à répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes et à respecter ses obligations (sécurité, analyse d'impact le cas échéant) ;
• notifier au Client toute violation de données dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance ;
• au terme du contrat, restituer puis supprimer les données selon l'article 5 ;
• mettre à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations.

La géolocalisation n'est relevée qu'au moment du pointage, jamais en continu.

12. Propriété

Le Prestataire reste titulaire de tous les droits sur le Service. Le Client bénéficie d'un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non cessible pendant la durée de l'abonnement. Le Client reste propriétaire de ses données.

13. Connexion Batorix et services tiers

La connexion Batorix nécessite un abonnement Batorix distinct. Les données récupérées sont limitées à celles nécessaires au calcul des primes. Le Prestataire n'est pas responsable de l'exactitude des données saisies dans les outils tiers.

14. Modification des Conditions

Le Prestataire peut modifier les Conditions. Le Client est informé au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur de toute modification substantielle et peut résilier sans frais avant cette date.

15. Droit applicable et litiges

Les Conditions sont soumises au droit français. À défaut d'accord amiable, tout litige sera porté devant les tribunaux compétents du ressort de la Cour d'appel de Paris.

Contact : [email protected]