Logiciel de pointage gratuit : ce qui existe vraiment

Ce que la loi exige, quel que soit l'outil

Avant de choisir un outil, il faut savoir ce qu'il doit produire. Le Code du travail ne vous impose ni badgeuse ni logiciel. Il impose un résultat : pouvoir justifier la durée du travail de chaque salarié.

• Lorsque tous les salariés d'un service ne suivent pas le même horaire collectif affiché, l'employeur décompte la durée du travail chaque jour (heures de début et de fin, ou nombre d'heures effectuées) et chaque semaine par un récapitulatif (article D3171-8).
• Ces documents sont tenus à la disposition de l'inspection du travail pendant un an (article D3171-16).
• En cas de litige sur des heures supplémentaires, le juge examine les éléments apportés par les deux parties (article L3171-4) : un employeur sans décompte fiable part avec un handicap.

La Cour de justice de l'Union européenne a par ailleurs rappelé en 2019 que les États doivent imposer aux employeurs un système « objectif, fiable et accessible » de mesure du temps de travail. Pour aller plus loin, lisez notre guide sur l'obligation de décompte du temps de travail.

Feuille de pointage papier ou Excel gratuite : utile, mais fragile

La feuille d'heures reste la solution la plus répandue dans les petites entreprises. Elle a de vrais atouts : aucun coût, aucune formation, et elle convient à une équipe de deux ou trois personnes qui travaillent au même endroit avec des horaires stables.

Ses limites apparaissent dès que l'équipe grandit ou se déplace :

• Remplie après coup. Beaucoup de feuilles sont complétées le vendredi, voire en fin de mois, de mémoire. Elles perdent alors leur valeur de décompte quotidien.
• Aucun contrôle. Rien ne garantit l'heure réelle d'arrivée ; une cellule Excel se modifie sans laisser de trace.
• Calculs manuels. Heures supplémentaires à 25 % et 50 %, paniers, absences : tout est recalculé à la main, avec un risque d'erreur à chaque mois.
• Ressaisie pour la paie. Les heures sont recopiées dans un récapitulatif envoyé au comptable, qui les ressaisit à son tour.
• Feuilles perdues. Une feuille de chantier oubliée dans une camionnette, et c'est une semaine sans justificatif.

Si vous restez sur papier, la feuille proposée plus bas est conçue pour répondre au décompte quotidien et au récapitulatif hebdomadaire, avec une double signature salarié et employeur.

Badgeuse virtuelle gratuite et application de pointage gratuite : à quoi s'attendre

On trouve des applications de pointage horaire et des pointeuses mobiles annoncées comme gratuites. Elles fonctionnent généralement selon l'un de ces modèles :

• Version gratuite limitée : quelques salariés au maximum, un seul site, fonctions de base. Le passage à la version payante devient nécessaire dès que l'équipe dépasse le seuil.
• Fonctions essentielles réservées à l'offre payante : export pour la paie, gestion des congés, géolocalisation, historique au-delà de quelques semaines.
• Gratuit en échange d'autre chose : publicité, exploitation des données, absence de support ou hébergement hors de l'Union européenne. Vérifiez la politique de confidentialité : vous restez responsable des données de vos salariés au sens du RGPD.

Une appli gratuite peut parfaitement convenir à une petite équipe qui veut seulement remplacer la feuille papier. Posez-vous simplement trois questions avant de l'adopter : que se passe-t-il quand j'embauche ? Puis-je récupérer mes données ? Où sont-elles hébergées ?

Pour comparer les solutions sur des critères objectifs, consultez notre méthode pour choisir un logiciel de pointage, et notre comparatif badgeuse physique ou pointage mobile.